Kandydaci do pracy i współpracy

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez Premium Digital sp. z o.o.

Niniejsza polityka jest kierowana do osób, które ubiegają się o zatrudnienie na podstawie umowy o pracę lub o nawiązanie współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej (w tym w modelu B2B) z Premium Digital sp. z o.o. Ilekroć w dokumencie mowa o rekrutacji, rozumie się przez to oba rodzaje postępowań.

1. Administrator danych osobowych

Administrator	Premium Digital sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, NIP: 7282795438, KRS: 000048772
Dane kontaktowe	Łąkowa 7a lok 3 e-mail: [email protected]
Inspektor Ochrony Danych	Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie spełnia przesłanek z art. 37 ust. 1 RODO. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

 

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

2.1. Prowadzenie bieżącej rekrutacji na podstawie umowy o pracę

Analizujemy dokumenty aplikacyjne (CV, list motywacyjny) i porównujemy kompetencje kandydata z wymaganiami stanowiska. Zakres danych, których możemy żądać od kandydata, wynika z art. 22¹ Kodeksu pracy i obejmuje: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata, a także gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku: wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

 

Podstawa prawna	Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 22¹ Kodeksu pracy (dane wymagane przepisami) oraz art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy o pracę).
Dane nadmiarowe	Jeżeli kandydat z własnej inicjatywy przekaże dane wykraczające poza zakres wskazany w przepisach (np. wizerunek, zainteresowania), podstawą ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w zw. z art. 22¹a Kodeksu pracy), wyrażona poprzez ich dobrowolne przesłanie w dokumentach aplikacyjnych. Podanie takich danych jest dobrowolne i nie wpływa na ocenę kandydatury.

2.2. Prowadzenie bieżącej rekrutacji do współpracy B2B lub na podstawie umowy cywilnoprawnej

W przypadku rekrutacji do współpracy w modelu B2B lub na podstawie umowy cywilnoprawnej przetwarzamy dane zawarte w dokumentach aplikacyjnych oraz przekazane w toku rozmów w celu oceny kandydatury i podjęcia decyzji o nawiązaniu współpracy.

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, czyli podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

 

2.3. Przyszłe rekrutacje

Jeżeli kandydat wyrazi na to odrębną zgodę, przechowujemy jego dokumenty aplikacyjne na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych i kontaktujemy się, gdy pojawi się stanowisko odpowiadające jego kompetencjom.

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, czyli dobrowolna zgoda kandydata, którą można wycofać w każdym momencie.

 

2.4. Nagrywanie rozmów rekrutacyjnych prowadzonych online

Rozmowy rekrutacyjne prowadzone online mogą być nagrywane i transkrybowane z użyciem narzędzia do rejestracji spotkań, w celu zapewnienia rzetelnej i obiektywnej oceny kandydatów, ułatwienia analizy informacji przekazanych podczas rozmowy oraz udokumentowania i zapewnienia prawidłowego przebiegu procesu rekrutacyjnego. Nagrywanie odbywa się wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej, dobrowolnej zgody kandydata. Brak zgody nie wpływa na możliwość udziału w rekrutacji ani na ocenę kandydatury, a rozmowa odbywa się wówczas bez rejestracji.  Nagranie rozmowy nie stanowi jedynej podstawy oceny kandydatury ani samodzielnej podstawy podjęcia decyzji o zatrudnieniu lub nawiązaniu współpracy.

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, czyli dobrowolna zgoda kandydata na przetwarzanie danych osobowych w postaci nagrania i transkrypcji rozmowy wyrażona przed rozpoczęciem nagrywania.

 

2.5. Ustalenie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami

Informacje związane z kandydaturą możemy wykorzystywać do ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami związanymi z przebiegiem rekrutacji lub sposobem wykorzystania danych osobowych.

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.

 

3. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe kandydatów mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

•   pracownikom i współpracownikom Administratora posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych i uczestniczącym w procesie rekrutacji;

• dostawcom usług poczty elektronicznej oraz narzędzi biurowych oraz systemów wykorzystywanych do komunikacji,

•   dostawcom usług publikacji ogłoszeń o pracę (portalom rekrutacyjnym), za pośrednictwem których kandydat przesłał zgłoszenie;

•   dostawcom usług IT, w tym hostingu oraz systemów informatycznych wykorzystywanych w rekrutacji,
•   dostawcy narzędzia do nagrywania i transkrypcji spotkań online (wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody na nagrywanie rozmowy),
•   kancelariom adwokackim, radcowskim i podmiotom świadczącym doradztwo prawne,
•   operatorom pocztowym i firmom kurierskim, jeżeli przekazanie danych będzie niezbędne do realizacji określonych działań.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora przetwarzają je wyłącznie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz zgodnie z poleceniami Administratora.

 

4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dane osobowe kandydatów przetwarzamy na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W przypadku wyrażenia zgody na nagrywanie rozmowy rekrutacyjnej dane w postaci nagrania i transkrypcji mogą być przetwarzane przez dostawcę narzędzia z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych, o których mowa w art. 46 ust. 2 lit. c) RODO. Kopię zabezpieczeń można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

 

5. Okres przechowywania danych

Kategoria	Okres przechowywania
Bieżąca rekrutacja	Do zakończenia procesu rekrutacji, a następnie przez okres do 3 miesięcy na potrzeby obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z jego przebiegiem. Po tym okresie dane są usuwane.
Przyszłe rekrutacje	Przez 12 miesięcy od zakończenia rekrutacji, w której kandydat wziął udział, lub do momentu wycofania zgody, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.
Nagrania rozmów	Do zakończenia procesu rekrutacji, którego dotyczyła rozmowa, a w przypadku zgody na przyszłe rekrutacje: przez okres wskazany powyżej. Wycofanie zgody na nagrywanie skutkuje usunięciem nagrania.
Roszczenia	W przypadku zgłoszenia roszczenia dane niezbędne do jego obsługi przechowujemy do czasu prawomocnego zakończenia postępowania oraz upływu terminów przedawnienia.

 

6. Prawa kandydatów

Każdemu kandydatowi przysługują następujące prawa:

•   prawo dostępu do danych, w tym uzyskania ich kopii,
•   prawo do sprostowania danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych,
•   prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), w przypadkach określonych w art. 17 RODO,
•   prawo do ograniczenia przetwarzania, w przypadkach określonych w art. 18 RODO,
•   prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, gdy przetwarzanie  jest prowadzone w sposób zautomatyzowany;
•   prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, z uwagi na szczególną sytuację kandydata,
•   prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

 

Aby skorzystać z powyższych praw, wystarczy skontaktować się z Administratorem na dane kontaktowe wskazane w pkt 1. Przed realizacją wniosku Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy.

Wycofanie zgody dotyczy wyłącznie danych przetwarzanych na jej podstawie, to jest danych nadmiarowych przekazanych z inicjatywy kandydata, zgody na przyszłe rekrutacje oraz zgody na nagrywanie rozmowy. Nie obejmuje danych, których przetwarzanie jest niezbędne do udziału w bieżącej rekrutacji.

Skarga do organu nadzorczego

Kandydat ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO. Formy kontaktu z Urzędem są dostępne na stronie https://uodo.gov.pl.

7. Czy podanie danych jest konieczne?

Podanie danych wskazanych w art. 22¹ Kodeksu pracy (a w przypadku rekrutacji B2B: danych niezbędnych do oceny kandydatury i przygotowania umowy) jest warunkiem udziału w rekrutacji. Ich niepodanie uniemożliwi rozpatrzenie zgłoszenia. Podanie pozostałych danych jest w pełni dobrowolne i nie wpływa na ocenę kandydatury.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec kandydatów decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie dokonuje profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na kandydatów.

9. Pozyskanie danych za pośrednictwem formularza rekrutacyjnego

Dane osobowe przekazane za pośrednictwem formularza rekrutacyjnego dostępnego na stronie internetowej Administratora są traktowane jako zgłoszenie kandydatury i są przetwarzane zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej Polityce prywatności.

Jeżeli dane kandydata zostały pozyskane z innych źródeł, w szczególności z publicznie dostępnych profili zawodowych, portali rekrutacyjnych lub poprzez polecenie przez inną osobę, Administrator może wykorzystać te dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego.